Conditions d’utilisation, confidentialité et mentions légales

Conditions générales d’utilisation

Objet

VigiStock fournit aux sociétés, notamment de sécurité privée, un outil de gestion du matériel, des agents, des missions, des attributions et des restitutions, un planning connecté, un module Documents & Outils (rapports, devis, factures, courriers et générateurs) et un assistant de rédaction. Le service comprend le site VigiStock (inscription, connexion, Mon espace), le serveur VigiStock qui conserve les données, et le logiciel VigiStock pour Windows.

Gratuité

VigiStock est gratuit. La création du compte de la société, l’accès à toutes les fonctionnalités, le module Documents & Outils, l’assistant de rédaction dans ses limites d’usage, le logiciel VigiStock pour Windows et l’assistance sont fournis sans abonnement, sans période d’essai et sans moyen de paiement. Aucun montant n’est facturé par VigiStock et aucune fonctionnalité n’est réservée à une offre payante. Des limites d’usage raisonnables (nombre de demandes à l’assistant, d’envois ou d’exports par jour) protègent le service pour tous ; elles sont indiquées dans l’espace lorsqu’elles s’appliquent.

Compte de la société et accès

Le dirigeant, ou une personne habilitée par lui, crée le compte de sa société avec une adresse e-mail qu’il doit confirmer ; l’accès au service est ouvert dès cette confirmation, et la personne qui crée le compte en devient propriétaire. En créant le compte de sa société, il accepte les présentes conditions pour elle. Une inscription jamais confirmée est effacée au bout de 7 jours. Les comptes et mots de passe sont personnels ; chaque membre de l’équipe reçoit son propre accès, avec le rôle choisi par un administrateur de la société.

Logiciel VigiStock pour Windows

Le gestionnaire s’utilise dans le logiciel VigiStock pour Windows 10 et 11 (64 bits), gratuit, téléchargé depuis la page « Télécharger » du site lorsqu’une version y est publiée. Une connexion Internet est nécessaire. Le logiciel se connecte au serveur VigiStock avec le compte de l’utilisateur, qui autorise chaque poste depuis son navigateur ; un poste peut être déconnecté à tout moment depuis Mon espace › Sécurité. Les mises à jour sont proposées par le serveur ou téléchargées sur la page « Télécharger ».

Utilisation du service

La société cliente est responsable des informations saisies dans son espace, de leur licéité et des autorisations accordées à son équipe. Sont interdits : tenter d’accéder aux données d’une autre société, contourner les mesures de sécurité, mener des tests d’intrusion ou de charge sans accord écrit de l’exploitant, utiliser les connecteurs pour des envois non sollicités ou illicites, et tout usage contraire à la loi.

Disponibilité et évolutions

L’exploitant s’efforce d’assurer la continuité du service, sans garantie de disponibilité permanente : des interruptions ou un passage temporaire en lecture seule peuvent intervenir pour une maintenance, une mise à jour ou un incident. Les fonctionnalités peuvent évoluer ; une fonction retirée ne fait pas disparaître les données déjà enregistrées, qui restent exportables.

Services tiers et connecteurs

Les connecteurs WhatsApp Business, Kraaft, Gemini et les autres API nécessitent les comptes et autorisations correspondants de la société. Leurs conditions, quotas et éventuels coûts sont propres à ces services et ne relèvent pas de VigiStock. La société confirme les envois et les partages de texte déclenchés depuis son espace, ou les automatise explicitement.

Avis publics

L’administrateur d’une société cliente peut proposer un avis et une note de 1 à 5 étoiles, avec son accord explicite pour afficher le nom de sa société. Chaque avis, et chaque modification, est relu par l’exploitant avant sa publication : un avis sans rapport avec l’utilisation de VigiStock, publicitaire, trompeur ou illicite n’est pas publié. Un avis peut être modifié ou retiré depuis le compte ; un retrait est immédiat. Les avis ne sont pas modifiés pour améliorer leur note. Aucun témoignage fictif n’est ajouté par VigiStock.

Assistance

Les demandes d’assistance s’adressent par e-mail ou depuis Mon espace › Aide & assistance. Un accusé de réception automatique est présenté lors de l’enregistrement d’une demande. L’équipe VigiStock vise une réponse sous 24 heures ; ce délai est un objectif, sans engagement contractuel.

Suspension, suppression et fin du service

La personne propriétaire peut demander à tout moment la suppression de sa société (voir la politique de confidentialité ci-dessous). En cas de manquement grave aux présentes conditions, notamment une atteinte à la sécurité du service ou aux données d’autres sociétés, l’exploitant peut suspendre l’accès concerné ; la société en est informée à l’adresse du propriétaire.

Modification des conditions et droit applicable

Ces conditions peuvent évoluer ; la version en vigueur est datée en tête de page. Elles sont soumises au droit français.

Politique de confidentialité

Responsables du traitement

L’éditeur de VigiStock, identifié dans les mentions légales, est responsable des données des comptes et de la sécurité du service. Pour les données que votre société saisit dans son espace (agents, clients, missions, documents, planning), votre société est responsable du traitement ; l’exploitant de VigiStock les traite pour son compte, uniquement pour fournir le service.

Données traitées

• Comptes : nom, adresse e-mail, société, rôle ; mot de passe conservé sous forme d’empreinte (scrypt), jamais en clair ; secret de double authentification et codes de récupération protégés.
• Sécurité : sessions, postes Windows autorisés (nom de l’appareil), journal d’audit des connexions et des actions sensibles, sans mot de passe ni adresse IP en clair.
• Données métier saisies par la société : stock, agents (dont photos et cartes professionnelles), clients, missions et attributions, documents avec leurs photos et signatures, planning, configuration des connecteurs (clés chiffrées côté serveur).
• Demandes d’assistance et avis publiés avec le consentement de la société.
• Assistant de rédaction : un décompte d’usage, jamais le texte lui-même.

Finalités

Ces données servent à fournir le service et à exécuter les présentes conditions, à contrôler l’accès et à protéger le service (intérêt légitime de sécurité), à répondre aux demandes d’assistance, et à publier un avis lorsque la société y consent (consentement retirable à tout moment). Aucune donnée n’est vendue ni utilisée à des fins publicitaires.

Hébergement et destinataires

Les données sont hébergées sur le serveur de l’exploitant de VigiStock, chez l’hébergeur indiqué dans les mentions légales. Elles sont accessibles aux membres de votre société selon leur rôle, et à l’exploitant pour le fonctionnement et la sécurité du service. Les sociétés n’accèdent qu’aux données de leur propre espace.

Prestataires : l’hébergeur ; le service d’e-mail transactionnel configuré par VigiStock (messages de confirmation, d’invitation, d’assistance et documents envoyés à votre demande) ; pour l’assistant de rédaction, selon la configuration du serveur, le modèle d’IA privé de l’exploitant, Anthropic (Claude) ou le connecteur Gemini configuré par votre société, qui reçoit le texte concerné et le contexte du document (type, client, mission, date, montants d’une facture relancée) uniquement pour produire une proposition ; les services que votre société connecte (WhatsApp Business de Meta, Kraaft, Gemini, autres API), seulement à l’occasion des opérations qu’elle demande. Selon la configuration retenue, certains de ces prestataires peuvent être situés hors de l’Union européenne. Aucune proposition de l’assistant n’est appliquée ni envoyée sans la validation de l’utilisateur.

Durées de conservation

• Données de la société : tant que la société a un compte ; effacées à sa suppression, au terme d’un délai de grâce de 30 jours, annulable.
• Inscription jamais confirmée : effacée au bout de 7 jours.
• Sessions du site : 8 heures au plus, une heure sans activité. Postes Windows : autorisation de 90 jours au plus ; l’historique des postes révoqués ou expirés est retiré 90 jours plus tard.
• Journal d’audit, historique des fiches, demandes d’assistance : conservés avec la société et effacés avec elle. Avis : jusqu’à leur retrait ou la suppression de la société.
• Sauvegardes de la base du serveur, lorsque son exploitant les active : détruites au terme de leur rotation (copies quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles, douze mois au plus en configuration standard) ; elles ne servent jamais à rétablir une société supprimée.

Les documents créés, leurs photos et leurs signatures sont conservés dans l’espace de la société ; les photos sont débarrassées de leurs métadonnées, dont la géolocalisation. Une facture émise ne peut pas être supprimée depuis l’espace, conformément aux obligations de conservation comptable ; seule la suppression de la société l’efface. À la suppression, toutes les données de la société sont effacées de la base : comptes et accès, stock, agents, clients, missions et attributions, documents et leurs fichiers — factures émises comprises, que la société conserve elle-même grâce à l’export —, planning, connecteurs, journal d’audit et historique. Il ne reste qu’une trace sans nom ni adresse : une empreinte non réversible de l’identifiant d’espace (calculée avec une clé du serveur), les références de paiement d’un ancien abonnement éventuel (antérieur à la gratuité du service), les dates de la procédure, le nombre d’enregistrements effacés et des empreintes d’intégrité.

Sécurité

Connexions chiffrées (HTTPS), mots de passe hachés, double authentification, clés des connecteurs chiffrées côté serveur, cloisonnement de chaque société et journal d’audit. Chaque nouveau poste Windows connecté à un compte est signalé par e-mail à son titulaire.

Cookies et stockage local

VigiStock utilise un seul cookie, celui de la session, nécessaire au fonctionnement. Certaines préférences d’affichage sont gardées dans le navigateur. Aucun cookie publicitaire ni outil de mesure d’audience n’est utilisé. Aucune donnée bancaire n’est demandée.

Logiciel pour Windows

Le logiciel conserve sur le poste son autorisation de connexion (dans le Gestionnaire d’identification de Windows), vos préférences (notifications) et les fichiers que vous enregistrez vous-même. Chaque demande qu’il adresse au serveur indique la version du logiciel. Si la version installée propose les mises à jour automatiques, il demande aussi au serveur, au démarrage, si une mise à jour existe, en indiquant sa version, son système et son architecture. Son journal de diagnostic reste sur le poste et ne contient ni jeton, ni mot de passe, ni donnée de votre société ; il n’est transmis que si vous l’envoyez vous-même à l’assistance.

Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité de vos données, et du droit de retirer votre consentement à la publication d’un avis. L’export complet de la société est disponible dans Mon espace › Données de la société ; les exports de l’inventaire et des listes, dans le logiciel. Pour exercer vos droits, écrivez à vigistock.contact@gmail.com en précisant votre société ; pour les données saisies par votre employeur, adressez-vous d’abord à lui. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

Mentions légales

Éditeur

Mentions publiées par le serveur VigiStock : https://app.vigistock.fr/conditions

Directeur de la publication

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Hébergeur

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