Bien démarrer avec VigiStock.

Installer le logiciel

VigiStock s’utilise avec son logiciel pour Windows, gratuit. Il faut un PC sous Windows 10 ou Windows 11 en 64 bits et une connexion Internet : les données de votre société restent sur le serveur VigiStock, il n’existe pas de mode hors ligne. L’affichage utilise Microsoft Edge WebView2, que le programme d’installation installe automatiquement s’il manque.

1. Créez le compte de votre sociétéSur la page Créer un compte gratuit : nom de la société, votre nom, votre adresse e-mail et un mot de passe de 12 caractères au moins. Confirmez ensuite votre adresse avec le lien reçu par e-mail.
2. Téléchargez le programme d’installation« VigiStock-Setup.exe », sur la page Télécharger du site dès qu’une version y est publiée. La page affiche sa version, sa taille et son empreinte SHA-256.
3. InstallezOuvrez le fichier : VigiStock s’installe pour votre compte Windows, sans droits d’administrateur, avec un raccourci dans le menu Démarrer.

Télécharger VigiStock pour Windows →

Le lien vers la page de téléchargement s’affiche ici lorsqu’une version du logiciel est publiée sur ce serveur.

Installateur non signé

Si la page Télécharger indique un installateur pas encore signé par l’éditeur, Windows SmartScreen affiche « Windows a protégé votre ordinateur ». Vérifiez d’abord l’empreinte du fichier dans PowerShell, ouvert dans le dossier du fichier : la page Télécharger affiche la commande à copier, (Get-FileHash .\VigiStock-Setup.exe).Hash -eq '…', avec l’empreinte SHA-256 publiée ; elle doit répondre True (majuscules et minuscules sont indifférentes). Si elle répond False, n’ouvrez pas le fichier et écrivez à l’assistance.

Mises à jour

Selon la version installée, VigiStock vous propose lui-même la nouvelle version au démarrage (« Installer et redémarrer » ou « Plus tard » ; rien n’est installé sans votre accord, et chaque mise à jour est vérifiée par sa signature), ou vous téléchargez la nouvelle version sur la page Télécharger pour l’installer par-dessus la précédente. Si votre version est trop ancienne pour le serveur, le logiciel l’indique et propose d’ouvrir la page de téléchargement.

Désinstaller

Paramètres de Windows › Applications › VigiStock. La désinstallation n’efface aucune donnée de votre société, qui reste sur le serveur.

Connecter le logiciel à son compte

Le logiciel ne vous demande jamais votre mot de passe : la connexion passe par votre navigateur habituel, sur le site VigiStock, puis chaque poste est autorisé une fois.

1. Lancez VigiStockSur l’écran de connexion, choisissez « Se connecter avec le navigateur ».
2. Connectez-vous sur le siteAdresse e-mail, mot de passe et, si elle est active, code de double authentification.
3. Autorisez ce posteLa page « Autoriser VigiStock pour Windows ? » affiche votre compte, votre société et le nom de l’appareil. Confirmez votre identité si elle vous est demandée, puis choisissez « Autoriser cet appareil ». N’autorisez que si vous venez de lancer VigiStock sur votre propre poste ; sinon, choisissez « Refuser ».
4. Revenez au logicielLe navigateur vous renvoie dans VigiStock, connecté. Un e-mail vous signale chaque nouveau poste connecté à votre compte.

Le logiciel conserve un jeton propre à ce poste dans le Gestionnaire d’identification de Windows. L’autorisation d’un poste dure 90 jours au plus, et il faut se reconnecter après 30 jours sans utilisation. Votre adresse doit être confirmée pour autoriser un poste.

Premiers pas

Votre espace démarre vide : aucune fiche de démonstration n’est ajoutée. Dans le logiciel, l’ordre suivant évite les doubles saisies.

1. Votre société

Documents & Outils › Modèles › Identité de la société : raison sociale, coordonnées et logo, repris automatiquement sur chaque document (rapports, devis, factures, courriers). Le fuseau horaire et les catégories de matériel se règlent dans Sauvegardes & réglages.

2. Vos articles

Inventaire › Ajouter un article : nom, catégorie, quantité, emplacement, numéro de série, état et seuil d’alerte. VigiStock signale ensuite le stock faible et isole les unités perdues ou endommagées du stock disponible.

3. Vos agents

Agents › Ajouter un agent : prénom et nom, matricule (généré s’il est laissé vide), carte professionnelle, téléphone, adresse e-mail et site d’affectation. Pour de nombreuses fiches, l’import d’un fichier CSV ou Excel (.xlsx) analyse d’abord le fichier et vous laisse vérifier avant de créer quoi que ce soit. Le lien sécurisé « Compléter ma fiche » permet à un agent de renseigner lui-même ses informations et sa photo.

4. Vos attributions

Attributions › Nouvelle attribution : l’agent, l’article, la quantité et l’échéance de retour. Au retour, « Enregistrer une restitution » distingue le retour en bon état, le retour endommagé et la perte, y compris pour une partie seulement des unités. « Préparer le rappel » rédige un message que vous copiez ou envoyez vous-même par WhatsApp, SMS ou e-mail : aucun envoi automatique.

Ensuite

Missions (agents réunis sur un site entre deux horaires, avec pointage de présence), Documents & Outils, et Planning connecté. Les automatisations du planning sont désactivées au départ : un administrateur les active après avoir configuré ses sources et ses connecteurs.

Inviter son équipe et choisir les rôles

L’équipe se gère dans le logiciel, dans Mon espace › Mon équipe (barre latérale « Mon compte · Connecteurs · Aide », ou menu Aide › Mon compte) ; Mon espace reste aussi accessible sur le site VigiStock. Un administrateur remplit « Inviter un collaborateur » : nom et prénom, adresse e-mail professionnelle et rôle ; la personne reçoit un lien par e-mail pour définir son mot de passe. Chaque membre a son propre accès, sans coût par personne.

• Administrateur : accès complet (équipe, intégrations et toutes les données), sauf les actions réservées au propriétaire de la société (transfert de propriété, suppression de la société).
• Gestionnaire : stock, agents, missions, attributions, restitutions, documents et supervision du planning. Rôle proposé par défaut.
• Lecture seule : consultation, sans modification ni coordonnées sensibles.

Dans Mon espace › Rôles et permissions, dupliquez un rôle pour en faire un rôle personnalisé ; un accès peut aussi être limité à un périmètre (clients, missions ou fiche agent désignés). Mes droits montre à chacun ce que son rôle permet. Depuis Mon équipe, un administrateur relance une invitation, change un rôle, suspend ou retire un accès, ferme les sessions d’un membre ou réinitialise sa double authentification.

Double authentification

Après le mot de passe, un code à 6 chiffres, renouvelé toutes les 30 secondes par une application d’authentification de votre téléphone, est demandé.

1. Activez-laDans Mon espace › Sécurité › Double authentification, scannez le code QR avec votre application d’authentification, puis saisissez le code affiché.
2. Gardez vos codes de récupérationDix codes à usage unique vous sont donnés : conservez-les hors de votre téléphone. À la connexion, « Utiliser un code de récupération » remplace le code de l’application. De nouveaux codes se génèrent depuis la même page.

Un administrateur peut la rendre obligatoire pour certains comptes (Sécurité › Politique de la société). Téléphone et codes perdus : un administrateur de votre société réinitialise votre double authentification depuis Mon équipe ; à défaut, écrivez à l’assistance.

Appareils et déconnexion

• Dans le logiciel : Fichier › Se déconnecter de cet appareil. Le poste est déconnecté sur le serveur et son jeton est effacé du Gestionnaire d’identification de Windows.
• Postes Windows : Mon espace › Sécurité › Logiciel VigiStock pour Windows liste les postes autorisés ; chacun se déconnecte séparément et doit ensuite être autorisé de nouveau. Dix postes au plus restent actifs par compte.
• Sessions du site : Sessions ouvertes ; chaque session expire après 8 heures, ou après une heure sans activité. « Fermer toutes les autres sessions » déconnecte aussi les postes Windows.

Poste perdu ou volé : déconnectez-le depuis Mon espace › Sécurité, puis changez votre mot de passe. Les postes sont aussi déconnectés automatiquement au changement de mot de passe, à l’activation ou à la réinitialisation de la double authentification, au changement d’adresse et à la suspension d’un accès.

Exporter ses données

• Export complet de la société : Mon espace › Données de la société › Export complet. Un fichier NDJSON (une ligne JSON par enregistrement, table par table) avec les comptes et les rôles, le journal d’audit, l’historique des fiches, le stock, les agents, les clients, les missions, les attributions, les documents, le planning et les connecteurs ; photos et fichiers y figurent encodés. Jamais inclus : mots de passe, secrets de double authentification, sessions, liens encore valides, secrets des connecteurs. Votre identité vous est demandée ; deux exports par jour et par société, chacun inscrit au journal d’audit.
• Dans le logiciel : « Exporter CSV » dans Inventaire, Attributions, Missions et Agents ; « Exporter tout l’historique archivé (CSV) » dans le Journal des mouvements ; « Exporter la sauvegarde JSON » dans Sauvegardes & réglages.

Supprimer sa société

Seule la personne propriétaire de la société peut la supprimer, dans Mon espace › Données de la société › Supprimer la société. Votre identité, un code de vérification si la double authentification est active, et l’identifiant de la société vous sont demandés.

1. Téléchargez d’abord l’export completAprès la suppression, VigiStock ne pourra plus rien vous restituer, factures émises comprises : conservez l’export au titre de vos obligations comptables.
2. Demandez la suppressionElle est programmée au moins 30 jours plus tard et reste annulable jusque-là. Pendant ce délai, l’accès de l’équipe est suspendu ; seul le propriétaire se connecte, pour annuler ou exporter.
3. À la date prévueToutes les données de la société sont effacées du serveur. Les éventuelles copies de sauvegarde du serveur qui les contiennent encore sont détruites au terme de leur durée de conservation et ne servent pas à rétablir la société.

Pour quitter une société sans la supprimer, demandez à un administrateur de retirer votre accès. Le détail de ce qui est conservé figure dans la politique de confidentialité.

Diagnostic pour l’assistance

En cas de problème du logiciel, joignez son diagnostic à votre message : Fichier › Exporter le diagnostic… (ou, sur l’écran de connexion, Paramètres et assistance › Exporter le diagnostic). Le fichier « VigiStock-diagnostic.json » contient les versions, le serveur, l’état de la connexion et des codes d’événements ; il ne contient ni jeton, ni mot de passe, ni donnée de votre société.

Indiquez aussi ce que vous faisiez, l’heure du problème et la version du logiciel (Aide › À propos de VigiStock). N’envoyez jamais un mot de passe, un code de double authentification ni une clé API.

Contacter l’assistance

Écrivez à vigistock.help@gmail.com, de préférence depuis l’adresse de votre compte, en précisant votre société.

Connecté, vous pouvez aussi envoyer une demande depuis Mon espace › Aide & assistance : elle reçoit aussitôt un accusé de réception automatique avec un numéro de suivi, et la réponse de l’équipe vous est adressée par e-mail. Pour toute autre question : vigistock.contact@gmail.com.